Angeregt durch ein Coaching letzte Woche und durch die immer wieder rege Mail-Diskussion in Seminaren zum Thema Workload Management greife ich hier das Thema Email Management auf.

Emails sind Segen und Horror zugleich, da sie Informationsflüsse stark vereinfachen und gleichzeitig eben auch Grund für Überinformation und permanente Unterbrechungen sind.

Grundsätzlich gibt es 3 aktuell diskutierte, mehr oder weniger sinnvolle Möglichkeiten mit hohem Mailverkehr zu verfahren.

Die David Allen Methode:
David Allen stellt in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (engl. Original: Getting Things Done“ eine kluge und wirkungsvolle Methode zum Umgang mit Emails vor:
_Sofort selbst erledigen. Prämisse: Es dauert nicht länger als 2 Minuten
_Bearbeitung an passenden Mitarbeiter delegieren und Email in einen Ordner namens @wartenauf ablegen)
_Bearbeitung Aufschieben auf definierten Zeitpunkt (Vermerk in Planer setzen und Email in einen Ordner mit dem Namen @Action verschieben)
Alle anderen Mails, die keiner Handlung bedürfen werden ignoriert/gelöscht. Charmant ist, dass Sie so immer eine vollständig bearbeitete Inbox haben.

Die klassische Ordner-Methode
Diese veraltete Methode empfiehlt z.B. Lothar Seiwert und beruft sich dazu auf einen Intel Manager. Der Rat lautet, jede Mail in einen speziellen Ordner ihrer Wahl, ähnlich der Idee von Aktenordnern zu packen (also Kundennahmen, Projektnamen etc.). Ich rate hiervon allerdings stark ab, da es häufig Emails geben wird, die in mehrere Ordner passen könnten oder aber in keinen so richtig. Letztendlich verlieren Sie sich vermutlich in dieser Organisation. Der alte Grund, dass Mails so schnell wieder gefunden werden zählt nicht mehr, da die Suchfunktionen der Mailprogramme so gut sind, dass sie eine ordnerbezogene menschliche Suche übertreffen.

Die Zeitfenster-Methode
Aktuell in der Diskussion und sogar als Emailsignatur in Verwendung, lautet hier der Ratschlag Emails nur noch zweimal täglich, nämlich um 12:00 und 16:00 zu lesen und niemals den Tag mit dem Lesen von Mails zu beginnen. So vermeiden Sie es, den Tag mit dem reaktiven Schreiben von Mails zu verschwenden und schaffen mehr von den Dingen, die wirklich wichtig sind. Darauf, so der Autor und Promotor dieser Methode, Timothy Ferris, sollten sie allerdings Ihre Kollegen und Kunden vorbereiten indem Sie ein Auto-Reply schicken, dass dies ankündigt.

Fazit:
Je nachdem, welchen Job Sie haben, passt das ein oder andere hier vorgeschlagene besser oder schlechter.
Wenn Sie z.B. in einem IT-Support-Center arbeiten, werden Ihre Kunden wohl kaum Verständnis für die Zeitfenster-Methode haben. Auch mag es Fälle geben in denen die Ordnermethode hilfreich ist – allerdings sollten Sie dann Ihre IT fragen, wie Sie Ordner so konfigurieren, dass Emails automatisch in bestimmte Ordner einsortiert werden.

Neben dem effizienten Umgang mit erhaltenen Emails sollten Sie natürlich auch dafür sorgen, insgesamt weniger Mails zubekommen. Besprechen Sie im Team, wer wirklich was wissen muss und dazu in welchem Verteiler stehen sollte. Nutzen Sie ein Info Brett anstelle vieler Rundmails.

Wie mache ich es?
Der für mich persönlich sinnvollste Weg ist die David Allen Methode, da sie eine gute Struktur gibt, um nichts zu vergessen und gleichzeitig schlicht und schnell in der Anwendung ist. Ich kombiniere dies dann mit einer weniger rigiden Version der Zeitfenstermethode indem ich höchstens alle zwei Stunden in meine Mails gucke.
Wichtig ist hierbei, dass Sie die nervigen Alarme von Outlook und Co abstellen – sonst kann es schwer werden, der eigenen Neugier zu widerstehen!

Buchtip zum Thema Selbstmanagement
Im Buch von David Allen: “Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag” geht es natürlich um wesentlich mehr als Emails. Es ist für mich momentan das beste Buch zum Thema Selbstmanagement, da es einen sehr strukturierten, nicht zu aufwändigen und damit wirklich praktikablen Ansatz vermittelt.

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